Organisatieverandering is moeilijk. Projecten lopen uit, kosten te veel, leveren niet het juiste op, raken achterhaald en ondertussen verandert de vorm waarin er veranderd moet worden continu. Alles verandert, zelfs de verandering zelf. En in een steeds hoger tempo. Het is voor organisaties uitermate moeilijk om grip te houden op de verandering en in het juiste tempo de juiste verandering te realiseren.

Op 5 juni hadden wij in onze villa in Doorn de kennissessie ‘Blik op integrale projectbeheersing’, met gastspreker Atef Saad van Compasco Consultancy. Samen met onze eigen Consultant Projectbeheersing Richard Wezelenburg gingen we met elkaar in discussie en in gesprek aan de hand van stellingen, modellen en theorie. Een mooie, interactieve avond.

Drie maanden geleden had ik nog nooit van ‘Integrale Projectbeheersing’ (IPB) en ‘Integraal Projectmanagement’ (IPM) gehoord. Na mijn eerste drie weken bij WIN schreef ik een blog over hoe het team binnen IPM werkt en hoe belangrijk het is dat dit team een high performance team is.

Nu over Integrale Projectbeheersing. Inmiddels wordt mij steeds meer duidelijk wat IPB inhoudt, maar wordt mij vooral duidelijk hoe het overlapt met andere modellen en methodieken. En hoe IPB eigenlijk het PMO is zoals ik dat negen jaar geleden in een propositie vatte.

Die propositie was vooral gestoeld op de theorie van P3O, destijds spiksplinternieuw. Ik was (en ben dus) een van de eerste P3O Practitioners in Nederland. Niet lang daarna zag ik mezelf op een podium staan te vertellen over hoe het PMO het centrale punt is waar alle informatie en behoeften van de projecten samenkomen. Het PMO aggregeert die informatie zodat meer grip ontstaat op resourcebeslag, prioriteiten en risico’s. Daarmee creëert het PMO inzicht en overzicht en geeft het richting. Natuurlijk heeft het PMO ook een ondersteunende functie door allerhande uitvoerende taken over te nemen. Niet als hulpje van de projectmanager, maar als professional op het gebied van project finance, planning en document management.

Over de ondersteunende functie van een PMO heb ik heel wat discussies gevoerd. Over een van die discussies schreef ik een blog in 2012. “PMO-ers worden door velen onderschat, ondergewaardeerd, ingezet voor rotklusjes. Zo lang je je als PMO-er laat ‘misbruiken’, zal je misbruikt worden. Pas wanneer je opstaat, je toegevoegde waarde laat zien, je omgeving positief verrast, zal je verder komen. Dan wordt PMO echt een vak.”, zo sloot ik af.

Mijn voorliefde voor eigen verantwoordelijkheid en persoonlijk leiderschap kwam daar ook even om de hoek.

Nu, jaren later, bestaat het stigma van de PMO-er die super handig is als er koffie gehaald moet worden, nog steeds. PMO staat dan vaak voor projectmanagementondersteuner (ja, is één woord in het Nederlands). Het office waar ik een klein decennium geleden over oreerde op diverse podia in het land heb ik nog steeds niet in levende lijven mogen aanschouwen.

Tijdens onze kennissessie over projectbeheersing met Atef Saad leerde ik waar Integrale Projectbeheersing voor staat. Het is een hulpmiddel om de realisatie van projecten beter, meer beheerst, meer gecontroleerd te laten verlopen. IPB adviseert, informeert en faciliteert het projectteam. Het levert scenario’s, impact en risico’s op een neutrale manier zodat besluiten kunnen worden genomen. Het voert beheer over de verschillende processen en maakt het onzichtbare zichtbaar. Het toetst de processen en de rechtmatigheid. De kernwaarden zijn: voorspelbaarheid, transparantie en keuzemogelijkheid. IPB is het zenuwstelsel binnen de projectorganisatie en vormt de verbinding van de verschillen. Het IPB-team spreekt met 1 stem, is onbetwist, alert en weet te prioriteren vanuit de juiste focus.

Ik zat dit aan te horen dacht: maar dit is toch gewoon PMO? Maar dan een PMO op projectniveau met een hoog volwassenheidsniveau. Dit hoge volwassenheidsniveau komt door het woord “Integraal”. Binnen IPB zijn alle projectprocessen aan elkaar verbonden (zoals risicomanagement aan financiën en planning) en wordt in de besluitvorming ook de integraliteit vanuit de inhoud bewaakt (de borging dat vanuit alle inhoudelijke invalshoeken input/impact wordt geleverd). Daarnaast zorgt de aandacht voor IPB binnen het IPM model voor een stevige positie aan de projecttafel. Richard gaf ons in groepjes de opdracht om de drie kritieke succesfactoren van IPB op te schrijven. Wij kwamen op de drie O’s: Onbetwistbaar, Overzicht en het Onzichtbare zichtbaar maken. “IPB = PMO as it should be” schreef ik eronder.

Met WIN maken wij blijvend het verschil in verander- en projectorganisaties door met focus de slimste en meest persoonlijke oplossing te bieden. Organisaties helpen veranderen en helpen groeien. Dat is waar WIN al ruim 12 jaar sterk in is. Of het nou gaat om PMO, Portfolio, Projectbeheersing of Agile PMO, wij begeleiden organisaties naar verdere professionalisering. Daar ligt onze expertise, onze kracht én passie. De manier waarop we dit doen hangt weer net van het type organisatie, project of verandering af. Hierin nemen we ervaringen vanuit de volle breedte van ons werkgebied mee. Zo zijn de drie O’s zoals hierboven beschreven vanuit IPB benaderd, maar zijn dus net zo goed op PMO te plakken. En ook binnen Agile omgevingen moeten er besluiten genomen worden. En voor die besluiten is ook stuurinformatie nodig. De labeltjes zijn wat anders, maar de werkzaamheden blijven bestaan. Juist door het verbinden van de verschillende partijen, vanuit een neutrale, objectieve positie en met een dienende, ondersteunende houding kan verandering op de juiste manier vorm krijgen. En of het nou drie O’s zijn of er een ander rijtje wordt gemaakt, wij zorgen voor grip.

Na mijn eerste week bij WIN schreef ik een enthousiaste blog over wat ik bij WIN ging doen. Ik schreef: “Ik mag weer doen wat ik leuk vind, in een context die ik leuk vind. Ik ben weer blij. Heel blij.” Nu, drie maanden verder, ben ik nog blijer.

Groeten,

Frank

In de besturing van verandering zijn verschillende modellen te hanteren. Ik kende er drie: projectmatig, Agile en vanuit de lijn. In de praktijk vind je meestal een mengvorm hiervan: de hybride vorm. Het is ook helemaal geen goed idee om je organisatiestructuur en processen helemaal in te richten zoals het in een boekje staat. Verandering wordt steeds meer de constante. In veel gevallen is er sprake van continue verandering en is de veranderorganisatie een blijvende entiteit.
Bij WIN helpen wij organisaties verandering te organiseren en helpen we organisaties groeien. Naast projectmatige verandering door middel van de inzet van PMO en Agile methodieken zijn wij ook expert in Projectbeheersing. Een vakgebied dat mij nog relatief onbekend was, maar waar een ontzettend interessante wereld achter schuil gaat.

Deze post schreef ik voor WIN. Lees verder op wijzijnwin.nl.

Verder lezen:

Sinds maandag werk ik bij WIN. Een bedrijf dat ik al ken vanaf de oprichting 12 jaar geleden. Na al die jaren flirten zijn we nu officieel een stelletje. Voor sommigen verrassend, voor mij heel logisch.

Net geen anderhalf jaar geleden schreef ik over hoe ik niet mijn nieuwe functie ben. De inleiding zou ik nu letterlijk kunnen herhalen. De conclusie ook. Want de reis is vergelijkbaar. En toch heel anders. Daarom een nieuw verhaal.

Drie maanden geleden kondigde ik mijn vertrek bij Vaartmakers aan. Trots en zelfverzekerd riep ik: “Ik ga voor mezelf beginnen!” Twee maanden lang dronk ik koffie, struinde ik mijn netwerk af, scoorde ik opdrachten, deed ik toffe workshops en dronk ik nog meer koffie. Ik was aan het ondernemen!

Ik bouwde aan mijn bedrijf en mijn eigen succes. Onderweg deed ik een hoop mooie inzichten op. Maar ik werd er niet vrolijk van. Ik was vooral sales aan het doen. Mijn werkweek bestond uit netwerken, acquisitie, koffie drinken en dan af en toe eens een (weliswaar goedbetaalde) klus van een avond of een dag. Ik werd mijn zolderkamer zat. Ik miste mensen om mij heen. En een label om samen aan te bouwen. “Jij bent ook helemaal geen ondernemer”, zei ze toen ik weer eens chagrijnig aan de keukentafel zat. Dat wist ik al. Dat had ik in die blog anderhalf jaar geleden ook al geconcludeerd: “Nee, ik wilde wel de inhoud, maar een andere context.” Inderdaad.

Ik had in de tussentijd een aantal nieuwe domeinnamen gekocht waarmee ik (vooral voor mezelf) helderder neer kon zetten wat ik de markt te bieden heb. Naast bijoeben.nl en frankoeben.nl kocht ik mindfulninja.nl en ennuwij.nl voor mijn aanstaande twee nieuwe boeken. Maar ik wilde juist ook mijn dienstverlening duidelijker uitleggen. 
Op maakwerkenleuker.nl vind je informatie over mijn trainingen, workshops en lezingen op het gebied van persoonlijk leiderschap, gedrag, eigen verantwoordelijkheid en actie. Daarnaast heb ik elkedageenbeetjebeter.nl gekocht om mij te profileren als transformatiecoach of consultant om organisaties te helpen verandering te organiseren. Door die twee naast elkaar te zetten wist ik ook wat er ontbrak. Ik richtte mij alleen maar op de trainingen en workshops. Allemaal ‘one-offs’ die vreselijk veel salesinspanning vergen. En dat terwijl ik juist ook duurzame verandering wil realiseren. Maar als ZZP-er mezelf verhuren voor langere tijd was al helemaal niet mijn ambitie.
En vooral: ik miste dus dat team om me heen om samen te bouwen aan een label. En samen klanten te helpen. En samen klanten te benaderen. Ik deed een oproep op LinkedIn, waarin ik mij kwetsbaar opstelde.

Een uur later had ik een mailtje van Yara in mij inbox. De directeur van WIN. De tijd was gekomen om op een andere manier kennis te maken. We belden, we maakten een afspraak voor na mijn skivakantie, ik had drie gesprekken in twee dagen en aan het eind van die tweede dag waren we eruit.

En deze week was mijn eerste week bij WIN. Op een vreemde manier komt al mijn ervaring, kennis en achtergrond bij elkaar en mag ik alles gaan doen wat ik zo graag wil doen. Mijn ervaring die ik bij Ordina opdeed op het gebied van PMO, projecten en IT, alle kennis die ik heb vergaard als lid en bestuurslid van de BPUG, mijn ervaring bij Vaartmakers op het gebied van teamontwikkeling en natuurlijk mijn fascinatie voor het gedrag van mensen, de verschillende perspectieven en het belang van drijfveren en motivatie.
Net als bij Vaartmakers breng ik mijn eigen producten onder bij WIN. Binnenkort zal je hier meer over gaan horen.

Wat ga ik doen?

Ik ga organisaties helpen de goeie kant op te veranderen. De verandering de juiste kant op te begeleiden. In de klauwen te houden. Grip te houden op de verandering. Of ze één verandering willen organiseren of het veranderen zelf willen veranderen maakt mij niet zoveel uit. En of ze nou projectmatig, Agile of hybride willen gaan werken, ook niet. Het gaat mij niet om de processen, de methodes of de structuren. Ik heb gelukkig heel veel toffe en kundige collega’s die alles weten over PMO, Agile en Projectbeheersing en organisaties kunnen helpen met de inrichting van hun veranderorganisatie. Nu weet ik van alle smaken ook meer dan het een en ander* en ben ik uitstekend in staat hier een bijdrage aan te leveren. Maar een specialist ben ik niet.

Mij gaat het erom de verandering ook werkelijk te realiseren en te borgen. Een werkelijke gedragsverandering te realiseren.

Transformatie in vier stappen

Wat de veranderdoelstelling is maakt me heel plat gezegd niet uit. Als het maar een goed verhaal is, dat uit te leggen is. Een verhaal dat aanspreekt, duidelijk is en concreet is. Dat is stap 1.

Het mobiliseren van de medewerkers is de volgende stap. Werk leuker te maken door doelen scherp te stellen en energie aan te boren. Op zoek te gaan naar drijfveren en deze uit te lijnen op de veranderdoelstelling en de missie. Zodat mensen als vanzelf de juiste kant op gaan bewegen, zodat de gewenste verandering ook werkelijk gerealiseerd wordt. Dat is grip voor mij: mensen in beweging brengen. Want als de mensen bewegen, beweegt de organisatie. Ik put hierbij uit mijn portfolio aan formats voor workshops en trainingen, gebaseerd op mijn boek ‘En nu jij!’

Daarna komt de derde stap: teamontwikkeling. Of het nu gaat om een PMO, een Agile team of een afdeling, er moet worden samengewerkt. We gaan bouwen aan onderling begrip en vertrouwen en competentieontwikkeling.

Pas dan kunnen de werkelijke verbeteringen gerealiseerd gaan worden. We gaan aan de slag met concrete acties. Elke dag een stapje. Elke dag een beetje beter. Het lonkend perspectief uit stap 1, waar mensen zich aan hebben verbonden in stap 2 realiseer je niet met hele mooie powerpointslides. Er zal wat moeten gaan gebeuren. Bovendien kunnen mooie strategische plaatjes verlammend werken. Want wat gaan we nou eigenlijk doen? Door vanaf de werkvloer terug naar boven te werken aan kleine veranderingen in het dagelijks werken die bijdragen aan het hogere doel wordt er werkelijk iets bereikt. Ik gebruik hierbij de inzichten die ik opdeed bij het schrijven van mijn tweede boek ‘En nu echt!’, over hoe gedrag werkt, wat mensen tegenhoudt de goede dingen te doen en hoe dit te doorbreken.
Die mindset, die je een agile mindset zou kunnen noemen, moet inslijten. Daar kunnen bepaalde rituelen bij helpen. Overlegstructuren. En er is inzicht en overzicht nodig. Lijstjes. Die kunnen uit een boekje komen. Maar ze moeten vooral bijdragen. En als je dit lang genoeg volhoudt, ben je een wendbare organisatie. Dan heb je grip op de verandering. En dat is mooi. Want dan kan je mee blijven doen.

Ik mag weer doen wat ik leuk vind, in een context die ik leuk vind. Ik ben weer blij. Heel blij.

Wil je meer weten? Neem dan contact met me op. Ik vertel je heel graag meer over mijn hobby. Tot snel.

Groeten,

Frank

* Lees bijvoorbeeld dit visiestuk eens dat ik al in 2012 schreef over PMO (maar nog steeds actueel is), of vind hier (een deel van) de blogs die ik destijds schreef voor het zelf opgerichte en inmiddels ter ziele gegane pmoblog.nl, lees deze blog over mijn mening over Agile, deze over hoe je transformatie naar meer volwassenheid organiseert, deze over hoe verandering verandert en deze over hoe verandering en de ‘business as usual’ al jaren aan het vermengen zijn en verandering steeds meer de constante wordt in organisaties.

Meer lezen

Vorige maand bekeek ik het programma en verheugde ik mij op de inhoud. Ik schreef er over op PMOblog.nl en Ordina.nl. In die post schreef ik dat het mij opvalt dat we het steeds minder over de methodieken hebben, maar steeds meer over de toepassing er van. En over de verschuiving van projecten doen naar baten realiseren.
Vandaag heb ik me vooral daar op gericht en op de laatste conclusie uit die blogpost: de toename in dynamiek.

Doe niet of er geen saboteurs zijn, want dat gaat je geld kosten. Herken het, neem maatregelen.

We bewegen verder. Wendbaar en flexibel als we zijn. Ik ben weer wat wijzer. Mijn gereedschapskoffer is weer wat voller. En ik snap de context weer wat beter.

Groeten,

Frank

Andrea ‘Andy’ Sachs heeft moeite om een eerste baan te vinden als journaliste. Bij gebrek aan betere opties solliciteert ze bij het modetijdschrift Runway, waar ze de tweede assistente wordt van hoofdredactrice Miranda Priestly. Het werk is weinig journalistiek, maar Andy hoopt met Runway op haar deuren te openen naar betere opties.

Priestly blijkt een ramp om voor te werken. Zij eist dat iedereen zich naar al haar grillen buigt iedere keer dat ze spreekwoordelijk met haar vingers knipt. Met een betere toekomst ten doel, zet Andy niettemin alles op alles om te voldoen aan de onmogelijke eisen van de hoofdredactrice en in de smaak te vallen bij haar snobistische werknemers

Prachtig natuurlijk. Maar nu komt de link naar PMO.

Toen wij anderhalf jaar geleden startten met onze PMO-praktijk hebben we een aantal ‘klasjes’ ingericht, met aan het einde van de opleiding een presentatie van een casus. Tijdens een van die sessies, waar het ging over de rol van PMO en het bijbehorende imago, riep een van de toehoorders ´The devil wears Prada´! Mijn kersverse collega´s gingen keihard in de verdediging. Zij waren verontwaardigd. Dat zij daarmee vergeleken werden! Hoe durfde hij. In het tumult kreeg de toehoorder geen kans meer zijn opmerking toe te lichten.

‘Typisch PMO!’, zeg ik. ‘Huh!?’, hoor ik je denken.

Nu ga je zien dat ik de film ook daadwerkelijk heb gezien, heb opgelet en het heb onthouden. En ja, ik heb de film meerdere keren gezien. Zonder enige schaamte. Komt ie:

Andy wordt in eerste instantie ‘misbruikt’ door haar baas. Ze moet de rotklusjes doen, de stad door rennen, de jas ophangen, noem maar op. Andy doet alles netjes. En hoe verder ze komt, hoe beter ze het doet. Tot het moment dat ze proactief taken begint op te pakken. Sneller is dan haar baas verwacht. Ze ontzorgt. Denkt mee. Ontstijgt haar niveau. Uiteindelijk neemt ze ontslag. Ze komt erachter dat ze in deze wereld niet wil werken. Ze solliciteert elders en krijgt uiteindelijk een enorm positieve referentie mee.

Zo. Je vat ‘m al, maar ik licht ‘m nog even toe voor al die andere lezers.

PMO-ers worden door velen onderschat, ondergewaardeerd, ingezet voor rotklusjes. Zo lang je je als PMO-er laat ‘misbruiken’, zal je misbruikt worden. Pas wanneer je opstaat, je toegevoegde waarde laat zien, je omgeving positief verrast, zul je verder komen. Dan wordt PMO echt een vak. ‘PMO een brandmerk? Nee, een tattoo!’, riep ik tijdens de afsluiting van onze kennisessie enkele maanden geleden. Maar we moeten het zelf doen. Met een positieve referentie als afsluiter.

Succes en veel plezier. Je hebt het zelf in de hand.

Groeten,

Frank

In sollicitatie- en talentmanagementgesprekken hoor ik ze allemaal hetzelfde zeggen: projectmatig, afwisseling, verantwoordelijkheid, dingen realiseren, op niveau meedenken. Ze komen er aan en gaan de wereld overnemen. Als je als organisatie niet toegeeft, mis je de boot.
Deels schreef ik hier al over in mijn blog over het verband tussen de crisis en technologie. De wereld versnelt. Wordt transparanter. Lijnen worden korter. Communicatie directer.
Organisaties worden nu nog bestuurd door babyboomers. Langzaamaan begint de generatie X terrein te winnen. Maar we moeten ons klaar maken voor generatie Y. Voor de maatschappelijke ontwikkelingen van vandaag.
Ik kwam onderstaand tabelletje tegen in een stuk op Frankwatching (geen familie):

Zoals je ziet zitten er fundamentele verschillen in opvattingen in de verschillende generaties. En ik kan je verzekeren uit mijn praktijk: het klopt! En natuurlijk vinden ‘wij’ (ik ben oud…) dat er een hoop naieviteit uit de rechterkolom spreekt. Maar ‘zij’ zijn met veel, en de meerderheid bepaalt!

We moeten dus mee. Mee met de wereld, anders val je er vanaf. Lees ook de mening van mijn vrienden van Klantinteractieblog.nl.
In de hunkering naar afwisseling en verantwoordelijkheid zal projectmatig werken een boost krijgen. Waar nu alle verandering al projectmatig opgepakt lijkt te worden, zal de slag naar de volledige organisatie steeds meer gemaakt kan worden. Dit betekent veel meer dan de meeste organisatie zich nu realiseren. Voor de inrichting van kantoren en salarishuizen, functies en afdelingen. Stafafdelingen zullen worden geminimaliseerd. En daar waar ze blijven bestaan zullen ze exponentieel moeten versnellen. Communicatie verschuift van persberichten in de krant naar tweets via social media. Callcenters worden vervangen door webcareteams. En natuurlijk managen op output in plaats van aanwezigheid. Deze veranderingen gaan we alleen maar bijbenen door de jonge generatie hier actief bij te betrekken. Sterker nog, zij kunnen het gaan doen. Een mooi bedrijf dat hier volledig om draait is Frisse Blikken.

Organisaties worden flexibeler, worden ingericht met projecten. In al die tijdelijkheid moet een nieuwe vorm van vastigheid worden gecreëerd. Eén punt van waaruit samenhang en kennisbehoud worden georganiseerd. Vanmorgen sprak ik met mijn vrienden van PMObizz, een nog in ontwikkeling zijnde netwerkorganisatie die zich richt op het ombuigen van traditionele organisaties, naar het nieuwe denken. Juist de gecombineerde inzet van PMO en young professionals kan organisaties in staat stellen de ‘leap’ te maken en aangehaakt te blijven bij de maatschappij. Mooie combinatie van mijn twee favoriete onderwerpen. En natuurlijk een aanpak die wij vanuit onze PMO-praktijk al vanaf het begin hanteren. Maar dan net iets breder.

Ik heb weer wat denkwerk te verrichten en wat mensen te spreken. Jullie horen nog van mij.

Groeten,

Frank

Doordenkend over mijn laatste blogpost heb ik nog wel een belangrijke toevoeging te maken. En ik zeg het vooraf: dat doe ik niet om mijn eigen baan zeker te stellen.
In die laatste post vergelijk ik PMO met een maatpak. Een concept dat zich niet laat vatten in vastgestelde patronen. Geen confectie uit het rek, maar maatwerk van professionals. Dit betekent echter ook dat, om de metafoor nog even vast te houden, de kleermaker verstand van zaken moet hebben, de juiste ervaring, maar zeker ook de juiste stoffen, voering, draden en knopen. En een schaar, een meetlint, naalden en spelden. En dat hij kan putten uit een set basisontwerpen waar hij het maatpak op baseert. Geen maatwerk uit de losse pols dus, maar gestandaardiseerd maatwerk.

Vanuit onze visie op PMO vinden wij ook dat je PMO op deze manier moet benaderen. Een PMO richt je in op basis van best practices uit zowel theorie als praktijk, puttend uit een toolkit met processen en templates en met ervaren consultants die zich op dit vakgebied gespecialiseerd hebben. Over dat laatste schreef ik ook al eens blog, die recent nog werd ondersteund door een onderzoek. In mijn blog maakte ik de vergelijking dat je je neefje die net heel goed je computer heeft gefixt niet vervolgens je verstandskies laat trekken. Ieder vak kent specialisten. Specialisten met aandacht, specialisatie, ervaring en kennis en wijsheid.  Toegespitst op het vakgebied PMO dus, Een vakgebied dat ook dusdanig als vakgebied erkent moet worden. Dat moet allemaal gecombineerd worden met die gevulde en wederom specifiek voor PMO ingerichte gereedschapskist.

Pas dan kan er gericht en doeltreffend ontwikkeld worden en kunnen er ook successen geboekt worden.

Dat wilde ik graag nog even toevoegen.

Groeten,

Frank

Genoeg te doen.

Groeten,

Frank