Vorige week organiseerde ik een feedbacktraining voor een van de teams die ik begeleid. Een mooie start die meer een kick-off dan een training was. Voor de training heb ik mijn oud-collega Kiek Bertels ingezet. Als expert op dit gebied. Zij nam ook twee trainingsacteurs mee. Dit gaf mij de mogelijkheid mee te kijken en in de gaten te houden welke onderwerpen verdere uitleg konden gebruiken. Ik heb enthousiast zitten schrijven. En omdat ik dat toch heb gedaan kan ik de uitwerking daarvan hier ook delen.
Feedback geven en ontvangen is niet makkelijk. Je zal een drempel over moeten. Het is spannend. Je zal je kwetsbaar op moeten stellen. Angst en spanning geven stress. En stress zorgt ervoor dat een aantal systemen in je lichaam en je brein minder goed functioneren. Je gaat in de fight, flight of freeze modus. Je bent juist dan minder ontvankelijk voor feedback. Je brein gaat ‘dicht’. Zolang je nog in die stressmodus zit, ben je minder in staat feedback in ontvangst te nemen. Houd daar rekening mee.
Sowieso houdt je brein niet zo van feedback. In eerste instantie zal je ego het afwijzen. Het is niet waar. Je wordt aangevallen op je identiteit. Wanneer de relatie met de feedbackgever niet goed is zal het nog makkelijker zijn de feedback naast je neer te leggen.
Ook hebben we allemaal last van de ’negativiteitsbias’: negatieve feedback komt veel harder aan dan positieve. We houden van drama.
Samen met Kiek gaf ik mijn eerste trainingen in 2015. Daarin behandelde ik het stappenplan voor persoonlijke ontwikkeling dat uiteindelijk mijn eerste boek werd en had zij het onder meer over effectief gedrag. Toen Kiek onze gezamenlijke werkgever verliet nam ik haar deel over. Effectief gedrag zit in de overlap tussen zelfvertrouwen, assertiviteit en kwetsbaarheid. Drie gedragingen die ook belangrijk zijn in het geven en ontvangen van feedback. Over deze onderwerpen heb ik van alles geschreven. Lees dit over assertiviteit en dit over zelfvertrouwen. En je kunt ook deze video* kijken waarin ik deze thema’s verder toelicht en samenbreng.
Een andere drempel is dat feedback geven niet ’normaal’ is. Maar door af te spreken dat we dit vanaf nu gaan doen, wordt dit dus wel normaal. Help jezelf en elkaar het normaal te maken.
In onze subgroep hadden we het over collega’s aanspreken op gedrag. Bijvoorbeeld op je telefoon of laptop zitten typen tijdens een overleg. Daar iets van zeggen is niet makkelijk. Het wordt makkelijker als je vooraf met het team afspraken maakt over hoe je samenwerkt, wat je van elkaar verwacht. Als je vooraf afspreekt dat je graag de aandacht van iedereen wil en uitspreekt dat je het vervelend vindt als mensen op hun telefoon zitten maak je het makkelijker dat later te benoemen. Je doet een (assertief) beroep op anderen om rekening te houden met de afspraken.
Naast het vragen van generieke feedback op je functioneren kan je dus mensen aanspreken op gedrag dat niet binnen de groep past. Ook kan je hulp vragen bij een specifieke gebeurtenis. Je kan vragen of je met iemand een presentatie kan oefenen. Je kunt ook feedforward vragen: als ik straks deze presentatie ga geven, waar moet ik op letten? Je vraagt iemand om adviezen en tips. Je kunt ook iemand vooraf vragen om op een bepaald onderwerp feedback te geven. Dat je iemand vraagt op te letten tijdens die ene afspraak of presentatie.
Feedback geven en ontvangen kost tijd. Die tijd moet je nemen. Generieke feedback kan je plannen, maar soms kan het ook ontstaan in het moment. Dat komt niet altijd uit. Zorg ervoor dat je dan toch de tijd neemt, of dat je een moment in de nabije toekomst plant om het art over te hebben. Zodat je wel de waarde van de feedback weet te grijpen.
Feedback helpt je in je persoonlijke ontwikkeling. Maar het kan nog best een vraag zijn waarin je je dan wil ontwikkelen. En dus waar jij feedback op wil ontvangen. In deze video* leg ik uit hoe je er achter komt wat dat dan is. Waar ben jij al goed in, waarom zou je hier überhaupt mee verder willen en wat levert je dat dan op?
De wil om je te ontwikkelen is een belangrijke drijfveer om aan de slag te gaan met feedback. De ervaring dat dit je helpt is weer brandstof om het nog een keer te doen.
Feedback is iets wat je samen doet. Je vraagt de ander jou te helpen verder te komen. Als het goed is verbetert dat de samenwerking en het gezamenlijke resultaat, dus heeft de ander er ook wat aan.
Je kunt een formulier gebruiken om het gesprek op gang te brengen. Want het gesprek is waar het om gaat. Niet het formulier. In dit gesprek vraag je net zolang door totdat je elkaar begrijpt. De ander heeft altijd gelijk, vanuit de eigen waarheid. Luister daar onderzoekend en nieuwsgierig naar en vraag door.
Ook hier gelden weer drempels, want dit gesprek heeft pas echt waarde als het een open en eerlijk gesprek is.
Je eindigt het gesprek door de ander te bedanken en uit te nodigen vaker feedback te geven.
Feedback: doe er je voordeel mee!
Groeten,
Frank
* De video’s krijg je cadeau. Dit zijn modules van mijn ontwikkelprogramma, waarin ik ook andere onderwerpen behandeld worden met daarnaast leesopdrachten en challenges.
