Over de zin van Agile werken

Van mij hoeft het ook allemaal niet. Dat hele Agile werken. Zonder dat ik het door heb gehad ben ik ineens Agile coach en Scrummaster en adviseer ik teams over hoe zij het beste kunnen werken in sprints. Hoe zij burndown en velocity charts kunnen inzetten in hun werk. Ik heb ineens een mening over storypoints. En over de rol van Scrummaster als geheel.

Veel organisaties werken Agile. Volgens het Scrumboekje zelf werkt geen enkele organisatie Scrum*. Bijna alle organisaties zitten middenin hun digitale of Agile transformatie. En dat is maar goed ook. Want die transformatie is nooit af. Agile werken is niet een hype. De industrie er omheen wel. Maar de essentie van Agile werken is een reactie op onze ervaringen met projectmatig werken en de automatisering. Het moest kortcyclischer, meer samen. En dat is in een paar boekjes gevat. En in een manifesto. 

Met dat manifesto kan je het bijna niet oneens zijn. Tegelijk wordt dat te vaak overgeslagen als men Agile werkvormen gaat ‘implementeren’. Het manifest bestaat uit vier waarden en twaalf principes die terug te vinden zijn op een van de meest lelijke (wie zegt dat een website mooi opgemaakt moet zijn om veel bezoekers te trekken?) websites uit het metaversum. 

Die waarden en die principes maken Agile werken zinvol en relevant. Kijk naar mensen en samenwerking in plaats van processen en tools. Lever werkende producten op (hoeft natuurlijk geen software te zijn) in plaats van vooral bezig te zijn met het beschrijven ervan. Werk liever samen dan dat je alles probeert vast te leggen in contracten en afspraken. En reageer op wat er om je heen gebeurt in plaats van dat je je blindstaart op je plan. 

Dat betekent niet dat je hordes consultants moet inhuren, de organisatie op zijn kop moet zetten en moet investeren in dure tools. Zelfs niet dat je een pallet post-its moet bestellen. Het klinkt ingewikkeld. Of als hard werken. Sprints klinken als heel hard rennen in marathonvorm. Want het einde van de ene betekent het begin van de volgende sprint. Vet vermoeiend. Het tegendeel is waar.
Door werk op te hakken in overzichtelijke brokjes werk van maximaal twee weken krijg je focus. Net als met de pomodoro-techniek waar ik laatst over schreef. Drie dingen afmaken is altijd beter dan tien dingen half. Want tien dingen half af is niet hetzelfde als vijf af. Tien dingen half af is niets af. 
En als je dan drie dingen af hebt, kan je dat delen met elkaar en met de klant. Daar kan je dan trots op zijn. En feedback op krijgen. Zodat je weer verder kan. En dan weer een nieuwe planning maken voor de komende twee weken. Telkens bijsturen.
Daarbij is de ‘WIP-limit’ uit Kanban een relevant instrument. WIP staat voor work in progress en gaat over aan hoeveel kaartjes een team of een teamlid tegelijk kan werken. Dus hoeveel mogen er maximaal op doing staan? Focus op minder leidt tot meer resultaat. Dus denk na over wat de limiet voor jou of jullie is.

Dat bijsturen is een groot voordeel. Niet alleen op de planning, maar ook op de manier van werken. Eigenlijk op alles waar maar op bij te sturen valt. ‘Inspect & adapt’ zijn twee pilaren van Scrum. De derde is ‘transparency’. Die heb je nodig om te kunnen inspecteren, maar transparantie gaat ook over eerlijk zijn. Over informatie delen met elkaar. Over open zijn. 

“Maar kunnen we niet gewoon Kanban doen dan?”, klinkt het regelmatig. Een bordje met to do, doing en done. En dan gaan de taken lekker van links naar rechts., En rechts betekent dan ook een feestje. Dat klopt wel, maar wat je ziet gebeuren is dat de doing-lijst steeds verder groeit en er steeds minder post-its op done komen te staan. “Maar we weten niet welk werk er aan komt als de sprint begint, dus dan kunnen we geen sprint planning doen!” Ook geen goed argument. Je kunt het onverwachte ook verwachten. Want dat is meestal best voorspelbaar. En het gaat maar over een deel van het werk. De uitzondering maakt niet dat het hele proces niet werkt. “Ja, maar we hebben ook projecten, die kunnen niet Scrum!” Sorry, doe ik het ook niet voor. Het werk uit projecten kun je ook ophakken in brokken werk die in een sprint passen. Dan kan je weer van de voordelen genieten van de focus en de voldoening die het geeft. En dan blijf je lekker projecten doen. 

Geen enkel proces werkt. Je moet het werkend maken. Dat moet niet in sprints. Dat moet niet met een Kanbanbord. Kijk wat voor jou werkt. Welke elementen jij kunt toepassen. Welke voordelen jij kunt halen uit de methodieken. 

En daar gaan we dan verder dan de boekjes. Verder dan Kanban of Scrum. Of projectmatig werken. Je gaat terug naar de waarden. En naar de principes. Waarde leveren. Samenwerken. Verandering omarmen. Teams bouwen met gemotiveerde mensen. Continu verbeteren. En mijn favoriet: Simplicity is essential. 
Op zoek naar het minimale wat nodig is voor het resultaat en alleen dat doen. Fail fast: experimenteren en problemen snel naar boven halen. Ook in de samenwerking. De onderstroom goed managen. Ook daarin transparant zijn, inspecteren en aanpassen. Op zoek naar flow. De flow van dingen afmaken. Van voorspelbaar zijn. Van resultaat behalen. En van echt samenwerken. 

Super simpel, maar laten nou juist de simpele dingen altijd het moeilijkst zijn. En daarmee past deze handschoen mij uitstekend. Teams helpen maximale focus te hebben en daarmee ook maximale voldoening uit hun werk te halen. Met aandacht voor de mensen. En door kleine aanpassingen te doen om het werk zo steeds een beetje simpeler te maken. Telkens op zoek naar wat er uit de theorie te halen, hoe anderen het doen en wat past. 

Elke dag een beetje beter.

Groeten,

Frank

* De Scrum guide vermeldt dat het Scrum raamwerk onveranderlijk is. En bovendien: While implementing only parts of Scrum is possible, the result is not Scrum. Scrum exists only in its entirety (…). Oftewel, als je niet alles letterlijk toepast, mag het geen Scrum heten. Ik heb nog geen Scrumteam gezien in dat geval. En eigenlijk hoop ik ook dat die niet bestaan. Van die clubs waar een overijverige Agile fundamentalist met de Scrum guide in de hand wapperend over de afdeling rent, allerlei details en regels uitkramend.